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FUNDAÇÃO ARQUIVO E MEMÓRIA QUALIFICA SERVIDORES
O último módulo do curso de gestão documental que a Fundação Arquivo e Memória de Santos (FAMS) está desenvolvendo para servidores da prefeitura de Santos vai acontecer sexta-feira, dia 12, das 10 às 17 horas, no auditório da Fundaçao (Rua Amador Bueno, 22 – Centro Histórico). O objetivo é o de capacitar as Comissões de Avaliação de Documentos, formadas por servidores de todas as secretarias municipais, para o trabalho de identificação de tipologia documental, plano de classificação e elaboração da Tabela de Temporalidade.
As aulas, ministradas pela professora Ana Célia Rodrigues, da Universidade Federal Fluminense (UFF), fazem parte do Programa de Gestão de Documentos da prefeitura, o PGD/Santos. Após o término da implantação do PGD/Santos e a capacitação de profissionais em todas as secretarias, o Município vai se beneficiar com a redução da quantidade de processos que está guardada, com o cumprimento de uma obrigação legal, institucional, que é a de responder pela informação pública que consta nesses processos, e com a racionalização do trabalho de guarda desses arquivos.
Ou seja, a implantação do PGD vai permitir que a prefeitura possa desenvolver os seguintes instrumentos na melhoria do trabalho:
a) Plano de Classificação – os processos são classificados dentro de um esquema que vincula os documentos às competências, funções e atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem a estrutura administrativa do governo municipal. Este processo leva ao seguinte passo que é a elaboração da Tabela de Temporalidade.
b) Tabela de Temporalidade – instrumento de destinação dos documentos produzidos e recebidos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente, transferência para o arquivo intermediário, recolhimento para o arquivo permanente ou até eliminação quando necessário. Antes da eliminação, os documentos ficam guardados por um mês à disposição do munícipe interessado. A Tabela é o instrumento que permite a diminuição do número de processos nas secretarias municipais e nos arquivos da FAMS.
Todo esse trabalho - tanto a classificação dos documentos como a fixação do tempo necessário de guarda de cada documento no arquivo, de acordo com a importância para a população e órgãos públicos - é feito pelas Comissões de Avaliação de Documentos, sob a orientação da FAMS. Com isso, a Fundação também é beneficiada pois consegue uma melhor utilização do espaço em seus três arquivos (Geral, Intermediário e Permanente) e uma melhor preservação daqueles que são efetivamente importantes para a cidade e seus minícipes.