Fundação Arquivo e Memória de Santos

1.Preencher a Lista de eliminação de Documentos, conforme instruções abaixo:

- Orgão/entidade: deve-se por o nome do Departamento.
- Lista: é por ordem numérica seguido do ano de envio da lista, caso seja a primeira lista do ano, pode-se usar este exemplo:  01/2014.
- Série documental: é o nome do documento especificado na Tabela de Temporalidade usada como referencia para elimina-los. Obs: Somente poderá ser eliminado o documento que conste em Tabela de Temporalidade, caso o documento não esteja relacionado em tabelas anteriores, deve-se aguardar a revisão para inclui-lo.
- Data Limite: É o ano de começo e termino dos documentos, Ex: se o primeiro documento da série é de 2002 e o último é de 2012 a data limite é: 2002-2012.
- Quantidade de documentos: é o total de documentos por série.
- Quantidade de caixas: É o total de caixas por série.
- Metros Lineares: É a medida total em metros das caixas em linha por série.
- Justificativa/Observação: Indique a data de publicação no Diário Oficial do Município da Tabela de Temporalidade usada como referencia para dizer que estes documentos são elimináveis e também o tempo de guarda determinado para esta tipologia documental. Ex: “A referência para a eliminação é a Tabela de Temporalidade da Secretaria Municipal XXXX, publicada em Diário Oficial do Município no dia XX/XX/XXXX. O Prazo de guarda do documento é de XX anos, após este período ele pode ser eliminado”. Caso tenha outras observações a serem feitas inclua neste campo.
 
2. O documento deve ser enviado à FAMS, via processo, aos cuidados da Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD. No campo Assunto: preencher com o nome “Processo de eliminação de documentos”.

3. Após análise e aprovação da Comissão Central, será elaborado o “Edital de eliminação de Documentos”, publicado em Diário Oficial do Município e incluso no Processo. Após a publicação, aguardar 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias.

4. O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", que integrará o processo de eliminação de documentos. A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro das informações. *Procedimento baseado no Decreto Municipal nº4638/2006


MODELO DE RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

TABELAS DE TEMPORALIDADE