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Tabela de Temporalidade de documentos garantirá agilidade administrativa
Liberação de espaço físico, agilidade na localização de processos e economia para os cofres públicos. Essas são algumas das vantagens da primeira Tabela de Temporalidade de documentos, apresentada dia 15, em reunião entre as comissões Central e Setorial envolvidas nesse processo, realizada no auditório do Banco do Brasil.
A tabela, especificada no Decreto nº 4.638 de 24 de julho, tem por objetivo implementar a gestão documental na Prefeitura, cumprindo determinação da Legislação Federal, que autoriza a eliminação de processos sem interesse público. Cada tabela é elaborada pela Comissão Setorial, formada por representantes de cada secretaria, sob a coordenação da Comissão Central, formada por representantes da Fundação Arquivo e Memória de Santos (Fams), Procuradoria e secretarias de Administração e Assuntos Jurídicos.
CUIDADOS - De qualquer forma, cada departamento indicará o tempo necessário de armazenamento de seus documentos. Durante a reunião de ontem, foram apresentadas as tabelas de guarda de documentos comuns às secretarias, relativos às gestões administrativa, financeira e de recursos humanos. Rita Márcia Cerqueira, historiadora responsável pelo Arquivo Permanente (AP) da Fams e membro da Comissão Central, explicou sobre a importância dos cuidados com documentos públicos e sobre os métodos de avaliação dos processos.
Essa avaliação respeitará os trâmites legais e a legislação vigente, que obriga a elaboração de uma listagem com todos os documentos e a justificativa da eliminação, dados a serem avaliados pela Comissão Central. Aprovada, a listagem será publicada no Diário Oficial, aguardando-se ainda 30 dias para eventual contestação. “Só após esse prazo o material poderá ser descartado com toda a segurança”, disse Rita Cerqueira, ressaltando que a Tabela de Temporalidade é importante para a preservação da história local. Ela lembra que o AP guarda apenas dois processos do século XVIII – os demais simplesmente desapareceram. “A Tabela de Temporalidade é importante para garantir que os documentos de real interesse público, hoje produzidos, sejam história daqui 50 anos”, afirmou.
__15-09-06__