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Tabela de Temporalidade evitará sobrecarga nos arquivos públicos
Cerca de 500 documentos dão entrada diariamente do Arquivo Geral da Prefeitura (AG, embasamento do Paço), o que totaliza oito mil por mês, em média, volume que esgotará, até dezembro, a capacidade de recepção desse equipamento da Fundação Arquivo e Memória de Santos (Fams) caso não seja aplicada, a curto e médio prazos, a Tabela de Temporalidade. A estimativa é de profissionais da FAMS, explicando que a tabela, publicada pelo Executivo em 26 de junho e cuja aplicação vem envolvendo reuniões com técnicos de todas as secretarias, tem por objetivo organizar e avaliar a importância e o prazo de guarda de cada série de documento, de acordo com as legislações municipal, estadual e nacional.
Somente este ano, o AG recebeu 90 mil novos processos – esse arquivo, que abriga material desde 1995, já conta com aproximadamente um milhão e 200 mil documentos. Grande parte desses documentos é de guarda desnecessária, com o agravante que alguns se encontram triplicados – além do processo original, encaminhado ao AG, as secretarias dispõem de cópia e de um arquivo digital. Com isso, a massa documental aumenta e o espaço, eficiência e organização diminuem, segundo Rita Márcia Cerqueira, historiadora responsável pelo gerenciamento do Arquivo Permanente.
Conforme explicou, a solução para o problema é estabelecer uma gestão documental para todos os órgãos públicos, a partir da implementação da Tabela de Temporalidade. “Há três meses, a comissão central de avaliação de documentos vem se reunindo com a finalidade de discutir cada item da tabela, de forma a começar, juntamente com cada secretaria, o processo de eliminação documental”.
CRITÉRIOS - A historiadora lembra que a exclusão de processos não é feita aleatoriamente. “É importante frisar que nada é descartado sem antes ser avaliado”, comentou, acrescentando que a análise verifica se o documento apresenta algum valor administrativo, jurídico, científico, histórico ou memorial para o Município. Rita Cerqueira ressalta ainda a importância da Tabela de Temporalidade, que tem como objetivos racionalizar a produção documental, agilizar a recuperação das informações contidas nos documentos, garantir eficiência administrativa, melhorar a conservação de peças de guarda permanente (histórico), incrementar pesquisas e, finalizando o processo, reduzir a massa de material produzido. “Será respeitada a legislação de cada tipo de papel e documento, agilizando assim a administração e o armazenamento nos arquivos públicos”, finaliza.
HISTÓRIA - O Arquivo Geral foi criado em 31 de outubro de 1913 para guardar estritamente documentos administrativos. Além de guardar mais de um milhão deste tipo de material, há ainda folhas de pagamento, cartões de ponto, balancetes, livros de licença para indústria e profissões, livros de valor venal de imóveis, fichas funcionais e de cadastro imobiliário, baixas de inscrições comerciais, entre outros.
__21-09-06__